Refac
Refac is het CM-systeem om de facturatie van verpleegkundigen in de derdebetalersregeling te behandelen.
Refac levert onder meer een afrekenbestand (of desgevallend een verwerpingsbestand), dat de afrekening op papier vervangt.
UCP (Uniek ContactPunt)
Iedere verpleegkundige heeft een UCP. Dit is het Uniek ContactPunt voor alle vragen over facturatie en akkoorden.
Voor technische vragen blijft de softwareleverancier het eerste aanspreekpunt.
Veelgestelde vragen
Vroeger moest je zendingen van verpleegkundige zorg zowel elektronisch als op papier bezorgen aan je Uniek ContactPunt (UCP). Voor zendingen die wij sinds 1 juli 2015 ontvangen via MyCarenet, is dat niet meer nodig.
Voortaan moet je dus geen papieren documenten (attesten, verzamelstaten, voorschriften …) meer sturen naar je UCP. De behandeling in Refac gebeurt zonder te wachten op de papieren getuigschriften. De voorschriften houd je vijf jaar bij in het verpleegdossier van de patiënt. Ze moeten ter beschikking blijven van de adviserend arts.
Bewaar deze getuigschriften samen met de dubbels van de getuigschriften die je destijds bezorgde aan CM. De bewaartijd is ook vijf jaar.
Doe een netwerkconsultatie (bericht MyCarenet 801000) om de verzekerbaarheid te checken. Omdat de betalingsverbintenis die uit deze consultatie volgt dertig dagen geldig is, doe je dergelijke netwerkconsultatie het best elke maand.
Belangrijk: de gegevens van de betalingsverbintenis (bericht MyCarenet 801900) moeten ook opgenomen worden in je facturatie (record 20, zones 42-45, 53 tot 58).
Door je aanvragen voor akkoorden elektronisch in te dienen via MyCarenet, kun je deze verwerpingen vermijden. Het belangrijkste voordeel van deze werkwijze is dat je een ontvangstbevestiging krijgt (wat niet het geval is voor aanvragen op papier).
De betaling wordt in één keer uitgevoerd binnen de conventietermijn van twee weken na de ontvangstdatum van het aanvaarde bestand.
We respecteren de volgorde van indiening van de facturen/zendingen en zijn daarnaast afhankelijk van de bedragen die het RIZIV ter beschikking stelt. De betalingsreferte blijft dezelfde als deze voor de invoering van Refac.
Door controles is het mogelijk dat er rechtzettingen zijn op eerdere zendingen. Deze bedragen worden gecompenseerd met de meest recente zending. Het bedrag op je rekening komt dus overeen met het bedrag op je afrekenbestand, verminderd met de eventuele uitgevoerde rechtzettingen.
We informeren je over deze manuele rechtzettingen met een M38 verificatieblad (op papier). Meer details vind je eveneens op je betaalbrief.
Surf naar de website van RIZIV en raadpleeg het bestand. Of neem contact op met je softwareleverancier, want hij kan dit bestand eventueel integreren in je softwareprogramma.
Met Refac zal dit niet meer mogelijk zijn, behalve in uitzonderlijke en gerechtvaardigde gevallen die overlegd zijn met je UCP. Wij opteren ervoor om je een afrekenbestand te bezorgen.
Neen, de uitgevoerde verbeteringen worden verwijderd uit de afrekening omdat Refac een automatisch controlesysteem is. Je krijgt de verwerpingen via een afrekenbestand. Je kunt deze zelf verbeteren en opnieuw indienen bij een volgende facturatie (de maand nadien).
Zone 149 van het afrekenbestand is de 'commentaarzone' die extra informatie geeft over de reden van de verwerping. Dit laat toe om de foutcode te interpreteren. Deze informatie staat niet systematisch vermeld, maar wordt meegedeeld indien dit mogelijk is (bv. voor foutcode 502255 is deze zone leeg als er te veel betrokken prestaties zijn).
| Foutcode | Omschrijving in zone 149 |
|---|---|
| R500545 | Gehospitaliseerd in {plaats} van {datum} tot {datum} |
| R500403 | De patiënt heeft een zorgtraject diabetes op die datum |
| R500444 | {prest} {datum} van {datum} gefactureerd door {derde} |
| R500445 | {prest} {datum} van {datum} gefactureerd door {derde} |
| R501942 | Plafond overschr door {nr derdebetalende} in fact {Nr individuele factuur} |
| R500450 | Het lid is aangesloten bij het medisch huis {nr medisch huis} |
| R502255 | {prest} {datum} van {datum} gefactureerd door {derde} |
Deze verwerping komt voor als het nummer van het UCP niet correct is ingevuld in de zone 'Ziekenfonds van bestemming' (zone 18 van de records 20 en 80).
Om dit probleem op te lossen, moet je je UCP-nummer in deze zone inbrengen en je facturatie opnieuw indienen (via MyCarenet).
Als je niet weet hoe je je UCP-nummer in deze zone moet inbrengen, neem je contact op met je softwareleverancier. Indien je je UCP-nummer niet kent, ga dan naar de eerste vraag bij rubriek 'Contact'.
Dit is een informatieve foutcode. Dit type foutcode wordt nooit opgenomen in het afrekenbestand (bericht 920900), maar enkel in het informatieve verwerpingsbestand (bericht 920098).
Meer info vind je in de facturatie-instructies van het Riziv (bijlage 5.1 vervolg 1, vervolg 2).
De reglementering laat slechts één aanrekening toe van de eerste basisverstrekking van de dag.
Onze controles verwerpen dan ook de dubbele aanrekening van deze eerste basisverstrekking, zelfs als deze gebeurt door een andere verpleegkundige. De verwerping gebeurt met de foutcode 502255: 'Maximaal aantal eenheden overschreden tijdens de gefactureerde periode'.
Om een dubbele aanrekening van de eerste basisverstrekking te vermijden, kun je met andere verpleegkundigen overleggen via onder andere het verpleegdossier bij de patiënt. Het is belangrijk dat je in je softwarepakket een tweede basisverstrekking kunt inbrengen zonder dat een eerste basisverstrekking wordt aangerekend. Als dit niet het geval is, neem je contact op met je softwareleverancier.
Als je de foutcode 502255 krijgt, kun je in een volgende zending opnieuw factureren met de tweede basisverstrekking in plaats van de eerste.
Voor een dubbele aanrekening van de tweede basisverstrekking van de dag gelden dezelfde principes.
Een volledige dag (verwerping 500118) of een volledig blok van prestaties (verwerping 500119) wordt verworpen door de verwerping van een prestatie die deel uitmaakt van dezelfde dag of hetzelfde blok prestaties.
Dit werd zo overeengekomen om de herindiening van de verworpen prestatie te vergemakkelijken.
Het volstaat om enkel de prestatie te verbeteren die de verwerping veroorzaakt heeft. Op die manier zullen de lijnen die eerst verworpen werden met de foutcode 500118 of 500119 ook aanvaard worden.
Deze foutcodes verschijnen als je de prestaties 423135, 423150, 423172, 423194, 423216, 423231, 423334 factureert terwijl de patiënt al een zorgtraject diabetes heeft.
De verwerping is gebaseerd op de nationale overeenkomst verpleegkundigen (laatste paragraaf art. 10bis, 4):
'Voor de patiënten die opgenomen zijn in een zorgtraject kunnen de verstrekkingen aan diabetespatiënten omschreven in artikel 8, §1, 1°, VI en 2°, VI van de nomenclatuur niet worden geattesteerd.'
Deze verwerpingen komen voor bij een niet-toegelaten cumul. De gegevens van de prestatie die deze cumul veroorzaakt, bevinden zich in de zone 'Commentaar' (zone 149) van het afrekenbestand.
Gaat het over twee prestaties in dezelfde zending, dan worden deze twee ten onrechte gecumuleerde prestaties verworpen. In dat geval kun je een van de twee prestaties opnieuw indienen bij je volgende facturatie (de maand nadien).
Deze verwerping slaat op het bijkomend honorarium verpleegkundige zorg als herhaaldelijke verstrekkingen (428035, 428050, 428072) niet in overeenstemming zijn met statistische records (R 50 Z 3 = 9).
Als er die dag:
- een verstrekking 428035, 428050 of 428072 is, moet er minstens een derde basisverstrekking zijn;
- twee verstrekkingen 428035, 428050 of 428072 zijn, moet er minstens een derde en een vierde basisverstrekking zijn;
- drie verstrekkingen 428035, 428050 of 428072 zijn, moet er minstens een derde, een vierde en een vijfde basisverstrekking zijn.
Bovendien moet de zorgverlener van de verstrekking 428035, 428050 en 428072 dezelfde zijn als van de basisverstrekking.
De wettelijke basis van deze verwerping is artikel 8, §5quater:
'De verstrekkingen 428035, 428050 en 428072 kunnen geattesteerd worden voor het 3e, 4e en 5e bezoek bij eenzelfde patiënt op eenzelfde verzorgingsdag voor zwaar zorgafhankelijke patiënten die genieten van een verstrekking beschreven in §1, 1°, II en IV, in §1, 2°, II en IV en in §1, 3°, II behalve van de verstrekkingen 427173 en 427195. Enkel de zorgverlener die het derde of de volgende bezoeken effectief uitvoert, kan deze verstrekking aanrekenen. Deze verstrekking kan maximaal één keer per verzorgingsdag voor het 3e bezoek, maximaal één keer per verzorgingsdag voor het vierde bezoek en maximaal één keer per verzorgingsdag voor het vijfde bezoek worden aangerekend.'
Verwerping 500464 heeft als omschrijving: 'Verstrekking kan pas gefactureerd worden nadat eerst een of meerdere andere verstrekkingen werden of worden gefactureerd.'
Volgens de bepalingen van art. 8 §8ter kan de verstrekking 424874 slechts geattesteerd worden nadat de verstrekking 424896 werd geattesteerd.
Sinds 30 juni 2016 controleert ons systeem bij de aanrekening van forfaitaire honoraria voor palliatieve patiënten of de vereiste kennisgevingen orde zijn.
- Kennisgeving door de huisarts: deze kennisgeving moet als eerste geregistreerd zijn in ons systeem.
- ‘Kennisgeving verpleegkundige zorg voor een palliatieve patiënt’ die je als verpleegkundige inbrengt via je softwarepakket (bericht MyCareNet 420900): de kennisgeving kan met terugwerkende kracht van maximaal tien dagen ingebracht worden. Ze wordt verworpen als je ze doet op het moment dat de kennisgeving van de huisarts nog niet geregistreerd is. Als de huisarts binnen de dertig dagen na deze verwerping de kennisgeving alsnog in orde brengt, kunnen wij je kennisgeving (die we eerst verworpen hadden) toch nog goedkeuren.
Als door jou gefactureerde forfaitaire honoraria verworpen zijn, betekent dit dat een of beide kennisgevingen ontbreekt of niet correct gebeurd is.
Wat moet je doen?
- De kennisgeving van de huisarts ontbreekt: vraag de arts om dit zo snel mogelijk in orde te brengen.
- Je kennisgeving ontbreekt of is niet correct gebeurd: breng ze in orde via je softwarepakket (bericht MyCareNet 420900).
In twee situaties ontvang je een verwerpingsbestand (bericht MyCarenet 920099):
- er is tenminste één blokkerende fout vastgesteld;
- het percentage verwerpingen in je facturatie is hoger dan 5 %.
Ontvang je dergelijk verwerpingsbestand, voer dan de nodige verbeteringen uit (zie antwoorden op deze pagina) en dien de zending opnieuw in met hetzelfde zendingsnummer.
Er bestaat ook een ander type verwerpingsbestand (bericht MyCarenet 920999). De procedure in die situatie vind je bij de volgende vraag.
Een weigering veroorzaakt door het bericht MyCarenet 920999 kan twee oorzaken hebben.
- Het gaat om een probleem van uniciteit.
Dit betekent dat je twee keer dezelfde zending verzonden hebt (met hetzelfde zendingsnummer). In dit geval zijn er twee mogelijkheden.- Ofwel ontvang je een bestand ter info (bericht MyCarenet 920098) dat aangeeft dat het eerst verzonden facturatiebestand aanvaard is. Je moet de zending dan niet opnieuw indienen.
- Ofwel ontvang je een verwerpingsbestand (bericht MyCarenet 920099) voor het eerst ingediende facturatiebestand. Je kunt een nieuw facturatiebestand indienen.
- Bij de preliminaire controles op de hoofding records en records van het type 95 en 96 wordt een fout gedetecteerd.
Verbeter deze fout, dien je facturatiebestand opnieuw in en neem contact op met je softwareleverancier of surf naar http://www.mycarenet.be.
Er bestaat ook een ander type verwerpingsbestand (bericht MyCarenet 920099). De procedure in die situatie vind je bij de vorige vraag.
Je hebt voor een bepaalde facturatieperiode een zending ingediend, gevolgd door een zending in negatief voor dezelfde periode. Beide zendingen werden aanvaard door CM. Als je via Refac een nieuwe zending wilt indienen voor die facturatieperiode, ontvang je het weigeringsbericht 920999.
De weigering geeft aan dat je hetzelfde zendingsnummer gebruikt hebt als voor een eerdere zending.
Op het moment dat een zending aanvaard is door CosMos (de voorganger van Refac) of Refac, mag dat zendingsnummer niet meer gebruikt worden. Dit geldt ook als een zending geannuleerd is door een negatieve zending. Het zendingsnummer blijft in onze systemen geregistreerd als een aanvaarde zending, ondanks de annulering achteraf.
Om te weten wie je UCP is, kun je contact opnemen met:
- je softwareleverancier (die ook voor de formaliteiten MyCarenet zorgt);
- of met de Service Desk van LCM via [email protected].
De contactgegevens van je UCP vind je in dit overzicht.
Dat kan in bepaalde gevallen. Bijvoorbeeld als je verhuist of als je in Wallonië woont maar in een Nederlandstalige context werkt en wilt samenwerken met een Nederlandstalig UCP.
Contacteer in dit geval je huidig UCP om de wijziging aan te vragen en vermeld de reden van je vraag. In onze systemen kunnen we viermaal per jaar wijzigingen doorvoeren.
Als je de verpleegkundige prestaties in eigen naam factureert, heb je een UCP op basis van dit statuut.
Ken je je UCP niet, consulteer dan het antwoord op de vorige vraag.
Je UCP is hetzelfde als dat van je groepering. Je richt je vragen dan in de eerste plaats tot je groepering. Als je zelf je UCP contacteert, vermeld dan duidelijk de naam van je facturerende groepering.
Je softwareleverancier blijft je eerste aanspreekpunt voor alle technische vragen.
Je UCP is je aanspreekpunt voor alle vragen en inlichtingen. Je kunt er dus ook deze wijziging aan doorgeven.
